La fattura elettronica è obbligatoria per tutti — imprese, professionisti, forfettari — dal 2024. Eppure, gli errori di compilazione e gestione sono ancora frequentissimi. Alcuni sono banali (un numero sbagliato), altri possono costare sanzioni significative.
Ecco i 10 errori più costosi nella fatturazione elettronica e come evitarli.
1. Data fattura errata
La data della fattura deve coincidere con la data dell'operazione (consegna bene o ultimazione servizio) oppure essere entro i 12 giorni successivi (fattura differita). Retrodatare una fattura è un'irregolarità sanabile ma rischiosa: l'AdE potrebbe contestare l'indebita detrazione IVA nel periodo sbagliato.
Come evitarlo: emetti la fattura lo stesso giorno dell'operazione o al massimo entro 3-4 giorni. Non aspettare il 12° giorno.
2. Codice Destinatario SDI errato
Il codice destinatario (7 caratteri alfanumerici) identifica il canale telematico del cliente. Se lo sbagli, la fattura viene recapitata al destinatario sbagliato o finisce nel "cassetto fiscale" del cliente senza notifica.
Come evitarlo: chiedi sempre il codice destinatario aggiornato al cliente. Usa 0000000 solo per i privati (B2C) e per i forfettari che non hanno intermediario.
3. Bollo digitale dimenticato
Per le fatture esenti IVA, fuori campo, non imponibili con importo superiore a 77,47€ è obbligatorio applicare il bollo virtuale da 2€. La mancata applicazione è sanzionata: dal 100% al 500% del bollo dovuto (minimo 200€).
Riguarda in particolare: forfettari (tutte le fatture sopra 77,47€), professionisti con prestazioni esenti art. 10, operazioni non soggette art. 2-3-4-5 DPR 633/72. I software moderni lo aggiungono automaticamente se configurati correttamente.
4. Regime IVA (RF) sbagliato
Ogni regime fiscale ha un codice specifico nel tracciato XML della fattura:
- RF01: Regime ordinario
- RF02: Contribuenti minimi (vecchio regime)
- RF19: Regime forfettario
Confondere il codice causa scarti dallo SDI o contestazioni dall'AdE. Un forfettario che emette con RF01 potrebbe essere trattato come soggetto IVA ordinario.
5. Partita IVA o codice fiscale del cliente errato
Un singolo carattere sbagliato nella partita IVA del cliente → la fattura viene scartata dallo SDI con notifica di errore. Devi riemetterla con i dati corretti.
Come evitarlo: usa sempre il servizio di verifica partita IVA dell'Agenzia delle Entrate prima di emettere una fattura a un nuovo cliente.
6. Non conservare le ricevute SDI
Le notifiche di consegna, accettazione e conferma dello SDI vanno conservate insieme alla fattura per 10 anni (art. 2220 c.c.). Senza di esse, in caso di accertamento non puoi dimostrare l'avvenuta emissione e consegna.
Leggi la guida alla conservazione delle fatture elettroniche.
7. Fattura a privato (B2C) senza codice fiscale
Per i consumatori finali il codice destinatario è 0000000 (sette zeri) e va sempre inserito il codice fiscale del cliente. Senza, lo SDI accetta la fattura ma il cliente non la trova nel suo Cassetto Fiscale — e non può usarla per le detrazioni.
8. Autofattura non emessa per acquisti UE
Per gli acquisti da fornitori UE che rientrano nel reverse charge, va emessa un'autofattura elettronica (tipo documento TD17, TD18 o TD19). Molti contribuenti dimenticano questo adempimento → sanzione per omessa autofattura.
9. Buchi nella numerazione
Le fatture devono avere numerazione progressiva e univoca per anno solare. Un "buco" nella numerazione (es. fattura 15 → 17, mancando la 16) viene sempre contestato in sede di verifica fiscale. Può far sospettare una fattura non registrata.
Come evitarlo: usa SEMPRE il software per la numerazione automatica. Non numerare manualmente.
10. Non emettere la nota di credito quando serve
Se devi annullare o correggere una fattura già trasmessa allo SDI, non puoi semplicemente cancellarla. Devi emettere una nota di credito elettronica (tipo documento TD04) che annulla totalmente o parzialmente la fattura originaria.
La mancata emissione della nota di credito può portare a: IVA versata in eccesso (e non recuperabile senza la nota), discrepanze nei registri contabili, contestazioni in sede di verifica.
Il consiglio finale: configura correttamente il software di fatturazione fin dal primo giorno, con il tuo commercialista. Un'ora investita nella configurazione iniziale evita decine di ore di correzioni, ravvedimenti e sanzioni nel corso dell'anno.
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Domande frequenti
Come correggo una fattura elettronica già inviata allo SDI?
Non puoi modificare o cancellare una fattura già trasmessa e accettata dallo SDI. L'unico modo è emettere una nota di credito elettronica (tipo documento TD04) che annulla totalmente o parzialmente la fattura originaria, e poi riemettere la fattura corretta con un nuovo numero progressivo. Se la fattura è stata scartata dallo SDI (notifica di scarto), puoi riemetterla con lo stesso numero e data entro 5 giorni dallo scarto.
Devo conservare anche le fatture passive ricevute?
Sì, la conservazione sostitutiva obbligatoria per 10 anni riguarda sia le fatture attive (emesse) sia le fatture passive (ricevute). Per le passive ricevute tramite SDI, puoi utilizzare il servizio di conservazione gratuita dell'Agenzia delle Entrate (attivabile dal portale Fatture e Corrispettivi) oppure un servizio commerciale. Ricorda che anche le notifiche SDI (consegna, accettazione, rifiuto) devono essere conservate.
Hai bisogno di assistenza?
Se la tua situazione è complessa o se vuoi essere sicuro di non commettere errori, il consiglio migliore è sempre rivolgersi a un commercialista esperto. Il costo della consulenza è quasi sempre inferiore al valore delle ottimizzazioni e degli errori evitati.
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