La fattura elettronica è obbligatoria per tutti dal 2024, compresi i forfettari. Ecco la guida completa: cos'è, come funziona, software, errori da evitare, conservazione.
Cos'è la fattura elettronica
È un file in formato XML (FatturaPA) trasmesso tramite il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. Lo SDI fa da "postino digitale": riceve la fattura, la valida, la inoltra al destinatario, conferma la consegna.
Non è un PDF inviato via email. Non è un foglio Excel. È un formato strutturato specifico che solo i software autorizzati possono generare e leggere.
Chi deve emetterla
- Tutti i soggetti IVA residenti in Italia: imprese, professionisti, forfettari
- Forfettari: obbligatorio dal 1° gennaio 2024 (prima erano esonerati)
- Eccezione: operatori sanitari che emettono fatture a privati con dati sanitari (per motivi di privacy) — inviano via SDI ma in forma "non elettronica"
Come funziona: il flusso
- Emissione: il tuo software genera il file XML con tutti i dati obbligatori
- Trasmissione: il software invia il file allo SDI dell'AdE
- Controllo: lo SDI valida il file (formato, P.IVA, codice destinatario)
- Consegna: lo SDI inoltra la fattura al destinatario (tramite codice SDI o PEC)
- Ricevuta: lo SDI invia al mittente la conferma di consegna (o lo scarto con motivo)
Software per la fatturazione elettronica
- Fatture e Corrispettivi AdE: servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate. Basilare ma funzionale. Include anche la conservazione gratuita.
- Fatture in Cloud: il più popolare tra freelance e piccole imprese. Da 15€/mese. Moderno, app mobile, integrazioni.
- Aruba Fatturazione: economica (da 25€/anno). Funzionale.
- Gestionale integrato (TeamSystem, Zucchetti, Profis): per studi e imprese strutturate.
Codice destinatario vs PEC
Per ricevere le fatture, il destinatario comunica al fornitore:
- Codice destinatario SDI (7 caratteri): se usa un intermediario/software che ha un canale dedicato
- PEC: se preferisce ricevere via posta certificata
- 0000000 (sette zeri): per i consumatori finali (B2C), la fattura va nel Cassetto Fiscale
Il bollo digitale
Per fatture esenti/fuori campo IVA con importo > 77,47€: bollo virtuale di 2€ obbligatorio. Si versa trimestralmente tramite il portale "Fatture e Corrispettivi".
Conservazione: 10 anni obbligatori
Tutte le fatture (attive e passive) + le ricevute SDI devono essere conservate in modalità sostitutiva per 10 anni. Il servizio gratuito dell'AdE copre la conservazione se lo attivi. Altrimenti: servizi commerciali da 10-50€/anno.
Approfondisci: guida conservazione.
Errori più comuni
- Codice destinatario errato → fattura non recapitata
- Bollo dimenticato → sanzione 100-500%
- Regime IVA sbagliato (RF01 vs RF19) → scarto SDI
- P.IVA cliente errata → scarto immediato
Lista completa: 10 errori che costano caro.