Tutte le fatture elettroniche — emesse e ricevute — devono essere conservate digitalmente per 10 anni in modalità sostitutiva. Non basta salvarle su un hard disk: serve un processo certificato.
Cos'è la conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è un processo che garantisce nel tempo integrità, leggibilità e autenticità di un documento informatico. Requisiti (CAD - Codice Amministrazione Digitale):
- Firma digitale del responsabile della conservazione
- Marca temporale (data certa opponibile a terzi)
- Riferimento al manuale di conservazione
- Possibilità di esibizione in caso di verifica fiscale
Soluzioni disponibili
- Servizio gratuito AdE: l'Agenzia delle Entrate offre la conservazione gratuita tramite il portale "Fatture e Corrispettivi". Basta aderire una volta. Copre sia fatture attive che passive.
- Servizi commerciali: Aruba (da 25€/anno), InfoCert, Namirial, Fatture in Cloud (incluso nell'abbonamento). Offrono interfaccia più comoda e funzionalità aggiuntive.
- Gestionale dello studio: TeamSystem, Zucchetti e altri includono la conservazione nel pacchetto.
Cosa conservare
- File XML originale della fattura (sia emessa che ricevuta)
- Ricevute SDI: notifica di consegna, accettazione, eventuale scarto/rifiuto
- Metadati: data, mittente, destinatario, importi
- Documenti collegati: DDT, contratti, ordini (se rilevanti per l'operazione)
Durata: 10 anni
La conservazione è obbligatoria per 10 anni dalla data di emissione (art. 2220 c.c. + art. 22 DPR 600/73). Anche dopo aver chiuso la partita IVA o la società.
Sanzioni
La mancata conservazione a norma può comportare:
- Impossibilità di esibire le fatture in caso di verifica → presunzione di irregolarità
- Sanzione per omessa/infedele conservazione: da 1.000€ a 8.000€
Il consiglio più semplice: attiva il servizio gratuito dell'AdE dal portale Fatture e Corrispettivi. Costa zero, è conforme per legge, e copre tutto. Non servono soluzioni a pagamento se non hai esigenze particolari.